Dokumenten-Management mit Doxis4 bietet viele Vorteile
VON Agentur belmedia GmbH Allgemein News
Um Vorgänge in Unternehmen und Behörden zu bündeln, ist ein professionelles Dokumenten Management erforderlich. Neue Dokumenten Management Systeme (DMS) wie Doxis4 bieten zahlreiche Vorteile gegenüber älteren Versionen.
Mit ihnen kann man nicht nur sequentiell arbeiten. Vielmehr lassen sich alle für einen Vorgang benötigten Dateien übersichtlich zusammenfassen, so dass die Bearbeitung transparenter und weniger fehleranfällig ist. Alle relevanten Dokumente sind unabhängig vom Speicherort jederzeit verfügbar. Dies erspart zeitraubendes Suchen, schafft Transparenz und macht Zusammenhänge sofort sichtbar. Im Folgenden erfahren Sie, wie Doxis4 das Dokumenten-Management für Unternehmen und Behörden auf eine neue Grundlage stellt.
Vorgangsbezogene Bearbeitung
Anstatt einer thematischen oder chronologischen Speicherung, fasst Doxis4 alle relevanten Dokumente für jeden Vorgang zusammen. Dies macht den Arbeitsprozess transparenter und übersichtlicher. Lange Suchprozesse können vermieden werden. Ausserdem werden der Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten deutlich erleichtert. Verwirrende Ablagesysteme und Dateienverzeichnisse gehören dank Doxis4 der Vergangenheit an. Alle vorgangsrelevanten Dokumente liegen sofort vor und sind bis zur revisonssicheren Archivierung verfügbar.
Die Funktionen von Doxis4
Doxis4 vereint Datenspeicherung und DMS Service. Die Dokumente können nicht nur nach individuellen Kriterien sortiert und abgespeichert werden. Vielmehr stehen sie auch jederzeit zur Bearbeitung zur Verfügung. Darüber hinaus können Dokumentenverknüpfungen erstellt und Workspaces eingerichtet werden. Als besonders praktisch erweist sich der Text Mining Service, der eine assoziative Volltextsuche erlaubt. Mit dem Notification Service kann man Einsicht und Änderung von Dokumenten im Blick behalten. Der Funktionsumfang von Doxis4 kann durch einen ILM Service erweitert werden.
Er dient der Steuerung und Dokumentierung des kompletten Dokumentenlebenszyklus. Darüber hinaus können mit dem File Import Service umfangreiche Dokumentenmengen ins System übernommen werden. Informationen über weitere Eigenschaften von Doxis4 finden Sie hier.
Die Fähigkeiten und Stärken von Doxis4
Wenn Dokumente über einen längeren Zeitraum und von vielen verschiedenen Beteiligten bearbeitet werden, kommt es auf eine gute Übersicht und Nachvollziehbarkeit an. Doxis4 zeichnet sich durch ein umfassendes Versionsmanagement aus. Sehr nützlich ist die Unterscheidung von Haupt- und Arbeitsversionen.
Ausserdem kann man Administrations- und Zugriffsrechte vergeben und definieren. Mit der Check-in/ Check-out-Funktion wird sichergestellt, dass nach jeder Bearbeitung eine neue Dokumentenversion angelegt wird. Dies verhindert ein unbewusstes Überschrieben von Inhalten und dient der Datensicherheit. Bei Bedarf kann man im Arbeitsprozess jederzeit auf vorhergehende Versionen zurückgreifen. Doxis4 sorgt dafür, dass nach jedem Arbeitsvorgang eine unveränderliche Dokumentenversion revisionssicher archiviert wird. Hier die Vorzüge von Doxis4 auf einen Blick:
- Check-in/ Check-ob-Funktion
- Integration in Microsoft Office
- Annotationen und Annotationsübersicht
- praktisches Vorlagenmanagement
- standortunabhängiger Zugriff und Volltextrecherche
- Zugriffsschutz und Sicherheitsmechanismen
- Dokumentenverknüpfungen und Workspaces
In digitaler Form wie mit Papierdokumenten arbeiten
Mit flexiblen Annotationsfunktionen erlaubt es Doxis4, in digitaler Form wie mit Papierdokumenten zu arbeiten. Stempel, Notizzettel und Textmarker stehen als digitale Funktionen zur Verfügung. Doxis4 kann vollständig in Smart Office integriert werden. Alle Büroanwendungen von Microsoft, wie Excel, PowerPoint und Word, stehen somit zur Verfügung, während die Kompatibilität des Filesystems sichergestellt wird. Erstellung, Recherche, Bearbeitung und Versionierung werden in einer Anwendung zusammengefasst.
- Götzer, Klaus (Autor)
- Götzer, Klaus (Autor)
Artikelbild: Symbolbild (© SFIO CRACHO – shutterstock.com)
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