Die virtuelle Kommunikation birgt einige Risiken

Virtuelle Kommunikation hat in den letzten Monaten einen neuen Boom erlebt.

Zahlreiche Unternehmen und Mitarbeiter entdeckten plötzlich, dass die Organisation des Arbeitsalltages auch und verstärkt über digitale Kanäle erfolgen kann.

Videokonferenz-Software-Anbieter wie Skype und Zoom erlebten einen Höhenflug und nicht wenige Chefs sind nun davon überzeugt, dass sich die neu entdeckte digitale Welt auch zukünftig in den Büroalltag integrieren lässt. Doch diese Innovation benötigt ein verstärktes Verständnis davon, wie Kommunikation funktioniert und wo die Fallen im Alltag lauern.

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Der Mensch will reden

Wir sind von virtueller Kommunikation umgeben, die Menschen wollen nicht auf den Austausch verzichten. Das beweist der Boom der sozialen Medien. Der Aufstieg von Facebook und Co kommt nicht von irgendwo her. Menschen wollen sich untereinander austauschen, dieses Bedürfnis verfolgt sie in allen Bereichen der Gesellschaft. Ob im Restaurant, in einer Bar, oder sogar beim Spielen. Trotz des Booms digitaler Angebote sind Brettspiele immer noch sehr beliebt. Das versuchen auch Online-Anbieter in ihren Produkten nachzustellen. Selbst beim Online Roulette Spielen können sich die Teilnehmer per Webcam mit andern unterhalten und so das Gefühl einer persönlichen Unterhaltung nachstellen. Damit die digitale Kommunikation allerdings in der Praxis funktioniert, muss sie den Gesetzen der direkten Kommunikation folgen.

Mit drei Regeln zum Erfolg

Die Realität der letzten Wochen hat eines ganz eindeutig bewiesen. Die Zusammenarbeit mithilfe von virtuellen Werkzeugen ist möglich und funktioniert gut. So kann man genauso Nachrichten verschicken, Meetings organisieren und abhalten oder die Aufgaben verteilen. Die Kommunikation ist schneller und effizienter als gewohnt, das ist nicht für jeden sofort verkraftbar. Das Tempo kann durchaus zu Missverständnissen führen, die Masse an Nachrichten führt manchmal sogar zu Ermüdungserscheinungen. Nicht so bei der Generation Z. Diese ist mit den modernen Kommunikationsmitteln aufgewachsen, die folgenden Regeln gelten jedoch auch für sie.

Die passende Plattform

Daher beginnt eine effektive digitale Kommunikation bereits bei der Wahl der richtigen Plattform. Schliesslich kann jedes Werkzeug nur so effektiv arbeiten, wie seine Anwender. Wählt man die falsche Kommunikationsplattform, dann kommen die Inhalte anders an, als beabsichtigt. Daher gilt für die Wahl die Faustregel: je heikler und je emotionaler das Thema ist, desto persönlicher muss die Kommunikation zwischen allen Beteiligten erfolgen. Daher sollte man vorerst überlegen, was sich am besten für das beabsichtigte Gespräch eignet. Für ein positives Feedback oder gar Kritik sind WhatsApp und Co ungeeignet. Viel besser wäre hier schon die Wahl einer Videokonferenz-Software. Kurze und inhaltlich klare Anweisungen lassen sich per E-Mail oder Messenger verschicken.

Freundlichkeit und Respekt

Gerade, wenn man schriftlich kommuniziert, sollte vorher genau überlegt werden, was man sagen möchte und wie es aufgenommen wird. Alles, was man dabei schreibt, sollte man genauso mündlich sagen können. Dabei sollten Freundlichkeit, Höflichkeit und Respekt dem anderen gegenüber im Vordergrund stehen. Es ist immer noch besser, man ist freundlicher als üblich, als zu kaltherzig.

Jeder muss gehört werden

Kommunikation darf niemals eine Einbahnstrasse sein. Alle Teilnehmer sollen und müssen die Möglichkeit haben mit ihren Gesprächspartnern zu interagieren und sich und ihre Ideen mit einzubringen. Zwischenmenschlichkeit lässt sich über die Distanz nur schwerlich herstellen, doch deshalb sollte keinesfalls darauf verzichtet werden. So zu kommunizieren ist deutlich schwieriger, als die gewohnte analoge Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Digital läuft es nach strikten Regeln ab, sonst entsteht ein unverständliches Rauschen, das ausser Ärger über die verlorene Zeit wenig bringt. Gleichzeitig ist bei einer Videokonferenz deutlich mehr Aufmerksamkeit und Konzentration gefordert. Wer sich dabei ablenken lässt, hat schnell den Faden verloren. Es liegt daher auch am Organisator alle Teilnehmer einzubinden, zu führen und Störaktionen zu unterbinden.

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Das ist zu Beginn in dieser Intensität durchaus ungewohnt. Daher empfiehlt es sich Videokonferenzen anfangs nicht zu lange zu gestalten, sondern eher auf eine gewisse Regelmässigkeit zu setzen. Ob in einem Team dann öfters per Video-Call konferiert wird oder nicht, überlässt man dann diesem je nach Wunsch. Nicht alle Menschen benötigen permanent Aufsicht und Kontrolle, manche Arbeitsgruppen sind es gewohnt auch ohne straffe Führung konzentriert und effizient zu arbeiten.

Individualität ist also gefragt, wenn es um die richtige digitale Kommunikation geht. Hält man sich an diese drei einfachen Regeln, dann wird auch die Umstellung mancher Bereiche auf eine digitale Kommunikation nach kurzer Zeit zum fixen Bestandteil des Arbeitsalltags zählen und für mehr Effizienz in der Arbeitswelt sorgen.

 

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