Wie arbeiten virtuelle Teams im digitalen Zeitalter?
An der Digitalisierung am Arbeitsplatz führt kein Weg vorbei. Immer mehr Unternehmen sehen ein, dass sie ihre bisherigen Organisationsstrukturen an die neue Realität anpassen müssen. Sie streben danach, durch die Automatisierung von Prozessen ihr Potenzial voll auszuschöpfen und ihre Marktposition zu festigen. In Zeiten des Fachkräftemangels und des wachsenden Mobilitätsbedarfs stehen sie auch von der Aufgabe, die Mitarbeiter langfristig zu binden.
Virtuelle Teams erweisen sich als eine grosse Chance dafür, das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken und die Produktivität der Mitarbeiter auf Dauer zu erhöhen. Es ist kein Geheimnis, dass zufriedene Mitarbeiter seltener krank, innovativer und dem Arbeitgeber länger treu sind. Eine virtuelle Teamarbeit schafft erwünschte Freiräume und tolle Selbstentwicklungsmöglichkeiten, von welchen die Mitarbeiter und Unternehmen gleichermassen profitieren.
Definition von virtuellen Teams
Virtuelle Teams bestehen aus Gruppen von Mitarbeitern, die durch Einsatz innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien von überall aus arbeiten können. Sie sind an ihre feste Workstation im stationären Büro an einem bestimmten Standort des Unternehmens nicht gebunden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie sich im Bürogebäude nicht aufhalten dürfen, wenn das Unternehmen über solches verfügt und organisatorisch dafür gut vorbereitet ist.
In der heutigen Praxis, zumindest im deutschsprachigen Raum, findet eine virtuelle Teamarbeit relativ selten statt, auch wenn die Tendenz zur Mobilität am Arbeitsplatz steigend ist. Immer öfter ist es den Teammitgliedern erlaubt, entweder in verschiedenen Teilen des Bürogebäudes oder ganz ausserhalb des Unternehmens zu arbeiten. Virtuelle Teams, die sich primär im Netz kommunizieren und austauschen, werden voraussichtlich die Zukunft prägen.
Was brauchen virtuelle Teams?
So simpel dies klingen mag: Eine virtuelle Teamarbeit ist nicht immer einfach und erfordert eine Reihe von Massnahmen, welche die internen Betriebsprozesse effektiv gestalten lassen. Die Veränderung der bisherigen Arbeits- und Kommunikationsstrukturen ist der erste Schritt dazu. Zugleich ist eine kompetente Führungsperson, die virtuelle Teams langfristig motivieren und tägliches Engagement erleichtern kann, das Fundament des Erfolgs.
Darüber hinaus müssen alle Unternehmen, die eine virtuelle Teamarbeit einsetzen wollen, die entsprechende IT-Infrastruktur bereitstellen. Damit sind gemeint jene digitale Tools, die eine schnelle und effiziente Kommunikation über digitale Kanäle zustande bringen. Asana, Basecamp, Dropbox, G Suite, Video-Chat mit Zoom oder Messenger wie Slack sind nur ein paar Beispiele für Web-Anwendungen, die virtuelle Teams für sich nutzen können.
Die Arbeit auf Vertrauensbasis
Obwohl wir im digitalen Zeitalter leben und arbeiten, sind den meisten von uns starre Hierarchien im Unternehmen nicht fremd. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die wichtigsten Entscheidungen in der Führungsetage getroffen werden. Die Teams und einzelne Mitarbeiter haben nur wenige Möglichkeiten, neue Ideen voranzubringen. Denn ihre Rolle im Unternehmen beschränkt sich nicht selten auf die Erledigung der ihnen zugewiesenen Aufgaben und Pflichten.
Im Verhältnis dazu neigen virtuelle Teams in einem viel höheren Ausmass zu flachen Hierarchien am digitalen Arbeitsplatz. Sie werden mit den erforderlichen Rechten und Mitteln ausgestattet, um ihre Vorschläge machen und sich am Unternehmensziel aktiv beteiligen zu können. Mehr noch: Es wird erwartet, dass alle Mitglieder von virtuellen Teams einen integralen Bestandteil des Unternehmens bilden. Das Vertrauen ist die Basis der täglichen Zusammenarbeit.
Vorteile der virtuellen Teamarbeit
Virtuelle Teams sind ein wichtiges Asset für erfolgsorientierte Unternehmen, die mit dem Geist der Zeit gehen und vor der Digitalisierung nicht fürchten. Die Vorteile zeigen sich nicht nur in einer straffen und übersichtlichen Organisation, die Mitarbeitermotivation und Engagement fördert. Die virtuelle Teamarbeit macht die Expansion des Unternehmens leichter und trägt zu besseren Kundenbeziehungen bei. Als Resultat steigert sie die Unternehmensgewinne.
Im Besonderen erlauben virtuelle Teams die globale Präsenz und die effiziente Vernetzung des Unternehmens, da die Mitarbeiter von unterschiedlichen Ländern und Weltregionen aus tätig sein können. Die Flexibilität im Hinblick auf Zeit, Ort und Aufgabenorganisation reduziert Büro- und Reisekosten. Eine gut funktionierende IT-Infrastruktur bringt zusätzlich die interne Transparenz, die sich wiederum auf die externe Kommunikation und Servicequalität positiv auswirkt.
Diese Fehler unbedingt vermeiden
Es kann passieren, dass eine virtuelle Teamarbeit nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt. Vor allem in jenen Unternehmen, die virtuelle Teams erst vor kurzem etabliert haben, tauchen gewisse Probleme auf. Statt nach Ursachen wird dann oft nach Schuldigen gesucht, was zu keiner Lösung führt. Weder ein Aufgeben noch ein Schritt zurück in starre Hierarchien sollte die Folge sein. Es lohnt sich auf jeden Fall, einen tieferen Blick in potentielle Fehler zu werfen.
Wie schaut es mit der Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern aus? Ist ein Videochat mit allen Beteiligten trotz eines fehlenden Face-to-Face-Austausches gewährleistet? Eine reibungslose Kommunikation vermeidet Missverständnisse und baut Vertrauen auf. Manchmal sind auch der falsche Kommunikationsweg sowie ein mangelndes Verständnis für kulturelle, sprachliche oder standortbezogene Team-Bedürfnisse ein Grund für den Misserfolg.
Nur richtige Mitarbeiter auswählen
Eine virtuelle Teamarbeit folgt ihren eigenen Gesetzen. Sie erfordert eine Reihe von persönlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen, die bereits in der Rekrutierungsphase möglichst genau geprüft werden sollen. Ein exzellentes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen ist neben einem guten Hörverständnis und der Fähigkeit zur Selbstdisziplin ein absolutes Muss. Falsche Personalentscheidungen können auch die besten Projekte von virtuellen Teams zum Scheitern bringen.
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