Event-Kommunikation effektiv umsetzen und nutzen
Nadine Barth Allgemein Events Marketing
Externe Veranstaltungen wie Messen und Konferenzen sind für viele Unternehmen unverzichtbar. Hier werden Kontakte geknüpft, die auf lange Sicht der Firma zu mehr Erfolg verhelfen können.
Doch die richtige Kommunikation auf solchen Events will gelernt sein, wenn sie effektiv sein soll.
Die Zielgruppe genau kennen
Wenn Unternehmen ein Event organisieren, dann möchten sie damit eine bestimmte Personengruppe ansprechen. Vorab sollte genau feststehen, für wen die Veranstaltung gedacht ist. Wer wird erscheinen und welche Gruppe verspricht sich welche Vorteile von der Teilnahme? Zielgruppen zeichnen sich dadurch aus, dass eine homogene Gruppe aus Menschen mit gleichen Interessen und Merkmalen zu ihr gehören. Die Merkmale müssen von Vornherein feststehen, um sich dieses Wissen zunutze zu machen.
Wer herausfindet, welche Wünsche die Zielgruppe hat, der kann auf diese Bedürfnisse gezielt eingehen. Hierzu muss ein wenig Zeit investiert werden, doch diese zahlt sich am Ende aus. Damit die Veranstaltung rückblickend als gelungen bezeichnet werden kann, sollte der Zielgruppe entsprochen werden. Das klappt nur, wenn die Zielgruppe vorab genau definiert wird.
Kommunikation prüfen und neu ausrichten
Auch die Kommunikation bei Events muss stetig reflektiert und neu ausgerichtet werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Auseinandersetzung mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern gelingt. Gemeinsam sollten sich Teams in regelmässigen Abstände die Frage stellen, ob die Strategie zur zielgerichteten Kommunikation noch zeitgemäss ist. Und: Wie gut eignet sich die aktuelle Kommunikation für kritische Phasen oder soziale sowie finanzielle Engpässe?
Wenn es nur einen Beteiligten gibt, der mit der aktuellen Kommunikation unzufrieden ist, so ist das Grund genug, um die Kommunikation neu auszurichten. Hierbei sollte sowohl die strategische als auch die inhaltliche und kulturelle Dimension unter die Lupe genommen werden. Auch die Beziehungsdimension spielt eine Rolle, wenn die Kommunikation im Bereich PR bei einer Messe oder ähnlichen Events klappen soll.
Konzept entwickeln und verinnerlichen
Sobald die Zielgruppe feststeht, kann das Konzept für die Event-Kommunikation entwickelt werden. Hierbei ist es wichtig, dass alle an einem Event Beteiligten miteinbezogen werden. Steht das Konzept, so muss es entsprechend verinnerlicht werden. Damit die Kommunikation auch nach aussen einheitlich wirkt, sollte ein detailliertes Briefing ausgearbeitet werden. Diese Notizen stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung.
Ergänzend zu der schriftlichen Dokumentation bzw. zum Briefing kann eine kleine, motivierende Rede dabei helfen, dass alle an einem Strang ziehen. Das Konzept wird hierzu in der Gruppe kurz vorgetragen. kommen Fragen auf, so können diese kritisch in der Gruppe diskutiert werden. Auf diese Weise werden Strategien noch besser verinnerlicht und bei der Messe halten sich alle Teammitglieder an sie.
Inhalte an Zielgruppe anpassen – niemals umgekehrt
Auch bei diesem Punkt spielt die Zielgruppe eine wichtige Rolle. Damit die Kommunikation nicht zu eintönig wird, sollten verschiedenen Kanäle sowie Formate genutzt werden. Hierzu überlegen sich Veranstalter oder Teilnehmer vorab, welche Vorlieben die Zielgruppe in diesem Zusammenhang hat. Natürlich können auch unterschiedliche Kanäle Verwendung finden. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn es sich um ein junges und technikaffines Publikum handelt.
Vor dem Ernstfall alles testen
Die letzten Vorbereitungen vor einem anstehenden Event sind extrem wichtig. Erstens muss getestet werden, ob alle Beteiligten die Strategien und Inhalte genau kennen und befolgen werden. Zweitens muss die Technik einwandfrei funktionieren, um zum Beispiel auf einer Messe die Zielgruppe nicht zu enttäuschen. Kameras, Mikrofone und Laptops müssen ebenfalls funktionieren. Zudem sollte sichergestellt werden, dass alle wichtigen Login-Daten sowie spezielle Software für den externen Einsatz am besten mehrfach vorhanden sind.
Beim Einsatz vor Ort die Ruhe bewahren
Gute Event-Kommunikation klappt nur, wenn Veranstalter und Teilnehmer auch bei kleineren Engpässen die Ruhe bewahren. Eine Konferenz oder ein Vortrag steht an, aber der Termin kann nicht eingehalten werden? Mit einem netten Spruch, dem nötigen Fingerspitzengefühl und einer gewissen Coolness kann dieses Problem überspielt werden. Sowohl Ruhe als auch Nervosität können sich auf das Publikum oder andere Teilnehmer übertragen.
In erster Linie ist es wichtig, dass der Zielgruppe ein Mehrwert geboten wird. Dieses Ziel sollte ruhige klar kommuniziert werden und stets im Hinterkopf bleiben. Um dem Motto treu zu bleiben, sollten Nichtigkeiten nicht ausführlich besprochen werden – auch dann nicht, wenn zum Beispiel ein wenig Zeit gestreckt werden muss. Nicht die exakte Einhaltung eines strikten Zeitplans ist wichtig, sondern die Qualität der Inhalte und eine effektive Kommunikation.
Interne und externe Kommunikation ausschlaggebend
Wer glaubt, nur die Event-Kommunikation in Verbindung mit externen Vertretern sei wichtig, der täuscht sich. Auch die interne Kommunikation mit Mitarbeitern und Kollegen ist essenziell, damit die Ziele auf einem wichtigen Event gemeinsam erreicht werden können. Vor allem einer gelungenen Organisation kommt es sehr zugute, wenn auch im Gespräch im Team bestimmte Regeln eingehalten werden.
Missverständnisse und Fehler während der internen Kommunikation führen dazu, dass das Unternehmen nach aussen hin nicht geschlossen auftreten kann. Genau das ist allerdings wichtig, um potenzielle Kunden zu überzeugen. Direkte und vor allem schnelle Absprachen sind nötig, um sich während eines Events auf neue Gegebenheiten einstellen zu können. Auch das funktioniert nur, wenn die Kommunikation stimmt.
Quellen:
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