Meeting mal anders - Tipps für eine kreative Konferenz
Der eintönige Konferenzraum hat längst ausgedient. Denn in einer Geschäftswelt, die sich stetig verändert und mehr als je zuvor nach Innovationen verlangt, können auch Meeting-Konzepte nicht still stehen. Gerade die Coronakrise hat wieder einmal gezeigt, dass Firmenkommunikation heutzutage auf alternative Lösungen angewiesen ist. Erfreulicherweise gibt es hierzu unzählige Möglichkeiten.
Ob ein Kreativ-Meeting an ungewöhnlichen Orten oder die verschiedenen Arten der Online Konferenz – es gibt tausend Wege, um frischen Wind in die Kommunikationslandschaft einer Firma zu bringen. Oftmals sorgen innovative Denkansätze hier sogar für eine Verbesserung des Arbeitsklimas innerhalb des Unternehmens. Denn ein geeignetes Meeting Konzept fördert bei Teilnehmern die Inspiration und das unkonventionelle Denken. Dies kann zur Entstehung interessanter Geschäftsideen und auch zur besseren Verständigung zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern beitragen.
Entspannte Atmosphäre dank Kreativ-Meeting
Meetings müssen nicht immer im Büro stattfinden. In Abhängigkeit vom jeweiligen Meeting Anlass stehen dem Firmenmanagement diverse Locations ausserhalb des Unternehmens zur Verfügung. So setzen beispielsweise viele Firmenleiter bei einem Treffen mit Geschäftspartnern auf ein ungezwungenes Geschäftsessen oder Meeting an der Bar. Immer beliebter werden ausserdem Business-Treffen bei sportlichen Veranstaltungen wie einem Fussballspiel. Eine zunehmende Zahl von Sportarenen bietet diesbezüglich inzwischen sogar spezielle Konferenzräume an.
Ebenfalls entspannt gestalten sich Meetings während eines gemeinsamen Firmenurlaubs. Jedes gute Business-Hotel weiss um seine Bedeutung in dieser Angelegenheit und bietet neben den passenden Räumlichkeiten meist auch besondere Serviceleistungen wie Wellness & Spa für die Firmendelegationen an. Kulinarisch verköstigt wird die Belegschaft dann unkompliziert von der Hotelgastronomie. Man muss sich beim Business Meeting im Hotel also nicht mal mehr ums Catering kümmern.
Für kleinere Meetings im vertrauten Kreis gibt es sogar noch kreativere Ansätze. Die Finnen machen es vor und halten einfach so manches Business Meeting in der Sauna ab. Ähnlich beliebt sind Yoga-Meetings, bei denen Teilnehmern ganz bewusst Harmonie und Ausgeglichenheit vermittelt wird. Ebenso können Kreativ-Workshops und Chillout Lounges das Meeting durch inspiratives Ambiente bereichern.
Workspace – Mehr Raum für individuelle Konzepte
Ein professioneller Ansatz für die Auslagerung des Firmenmeetings kommt aus der Architekturwelt. Hier geht es darum, das Meeting an einen eigens dafür konzipierten Ort zu verlegen, der mit allem ausgestattet ist, was es für ein erfolgreiches Geschäftstreffen braucht.
Ein Vorreiter in dieser Entwicklung ist das Wuppertaler Workspace. Ein multifunktionaler Workspace und Meetingpoint von Ueberholz, der jüngst vom Architektur- und Design-Museum „The Chicago Athenaeum“ mit dem Good Design ausgezeichnet wurde. Zu Recht, denn der futuristische Space Kubus in Wuppertal besticht durch zeitgemässes Design und ein vielseitiges Raumkonzept, das von Konferenzen über Präsentationen bis hin zu Kursen, Workshops und Musikveranstaltungen für jede Art von Gruppenevents bestens ausgestattet ist. Ein idealer Treffpunkt für die Meeting-Welt also, die hier mit bis zu 60 Mann tagen und beraten kann.
Online-Meeting – Virtuelle Konferenzen im globalen Fokus
Besonders schwierig wird es bei der Planung eines Meetings bekanntlich, wenn die Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten sitzen. Das hat viele Betriebe und staatliche Behörden gerade während der Coronakrise vor eine grosse Herausforderung gestellt. Mitarbeiter mussten gleich serienweise in Home Office geschickt werden, um eine Ausbreitung des Virus zu verhindern. Gleichzeitig bedurfte es einer nationalen und internationalen Abstimmung von Krisenmassnahmen und das möglichst ohne direkten Kontakt zueinander.
Was einem Grossteil der Gesellschaft akute Probleme bereitet, ist Menschen, die bereits seit Jahren in Home Office und multinationalen Unternehmen arbeiten, längst bekannt. Ihre virtuellen Kommunikationsmethoden zur Verständigung mit Personal, Kunden und Geschäftspartnern geben in Zeiten von Corona deshalb auch den Ton an. Messenger- und Sprachdienste wie Skype, Live-Meeting oder Live Webinar verzeichnen derzeit einen nie dagewesenen Traffic, weil Meetings, Krisensitzungen und Konferenzen kurzerhand ins Netz verlegt werden müssen. Die BPRG machte es kürzlich vor, indem sie die Mitgliederversammlung per Videokonferenz stattfinden liess.
Für die Konzeption unkonventioneller Meetings hält der Treffpunkt Internet einige ungeahnte Möglichkeiten bereit. Die Meeting Umgebung lässt sich dank Videostreaming nämlich ganz individuell vom Host anpassen, was den Anlass für das Meeting-Gespräch visuell untermauern und ihn somit für die Teilnehmer klar herausstellen kann. Spezielle Meeting Programme besitzen in der Regel auch nützliche Features, die ein persönliches Design für den virtuellen Konferenzraum erlauben. Bis zum Abschluss der Raumvorbereitung dürfen die Teilnehmer ggf. in dafür vorgesehenen Warteräumen Platz nehmen.
Darüber hinaus wird das Meeting dank Online Konferenz dynamischer. Meeting-Unterlagen, Grafiken, Statistiken oder auch Anschauungsbeispiele lassen sich problemlos per Upload oder E-Paper versenden, sodass jedes Konferenzmitglied bestens mit wichtigen Details und Informationen zum Thema versorgt ist. Entsprechende Software ist für gewöhnlich sowohl mit dem Computer als auch mit mobilen Endgeräten wie Laptops oder Smartphones kompatibel. Dadurch lässt sich die Konferenz jederzeit und an jedem beliebigen Standort durchführen. Das verschafft Firmen gegenüber Konkurrenz, die Meetings nach wie vor mühsam im Büro vorbereitet, einen deutlichen Vorsprung. Immerhin kommt es in Sachen Wettbewerb nicht zuletzt auch auf reibungslose, schnelle und umfassende Team-Rücksprachen an, was schliesslich der Sinn eines jeden Meetings ist.
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